Niszczenie dokumentów

Jak należy przeprowadzać przechowywanie i niszczenie dokumentów zgodnie z RODO?

Uchwała RODO, czyli Rozporządzenie Ochrony Danych Osobowych, która oficjalnie weszła w życie w Polsce w życie 10 maja 2018, wprowadziła wiele zmian w funkcjonowaniu firm i instytucji w Unii Europejskiej. Po tym czasie przedsiębiorstwa oraz instytucje publiczne muszą posiadać ustalone procedury na temat działania z dokumentami zawierającymi poufne dane. W razie niestosowania się do przepisów RODO, na firmę zostaje nałożona kara, która może opiewać na sumę aż od 2% do 4% całkowitych rocznych przychodów działalności lub do 10 milionów euro. W uchwale znajdują się również artykuły dotyczące przepisów związanych z przechowywaniem i niszczeniem dokumentów. Faktury i rachunki powinno się magazynować przez okres 5 lat, z kolei dane osobowe pracownika mogą być archiwizowane nawet 50 lat, jednakże usługa utylizacji dokumentacji potrzebna jest częściej. Po upływie określonego terminu, przedsiębiorstwa mają obowiązek zniszczenia dokumentów, które zawierają dane osobowe.

Na co powinniśmy zwracać uwagę, zlecając wykonanie niszczenia dokumentów specjalistycznym firmom?

Podczas zlecania usługi firmom zajmującym się niszczeniem dokumentów, należy zwracać uwagę na przebieg samego procesu. Nieodpowiednia i niezgodna z prawem utylizacja dokumentacji może wyrządzić wiele problemów zleceniodawcy usługi, który jest administratorem danych. Stąd zlecenie utylizacji dokumentów biurowych powinna wykonywać firma posiadająca konkretne certyfikaty i uprawnienia. Najważniejszymi z nim są normy DIN 66399 oznaczające wysoki stopień bezpieczeństwa niszczenia informacji. Dlatego firma zajmująca się niszczeniem dokumentów powinna spełniać te normy. Taki nadzór nad firmą utylizującą dokumenty chroni przedsiębiorcę czy instytucję przed ewentualnymi nieprawidłowościami ze strony zleceniobiorcy.

W jaki sposób zamówić usługę utylizacji dokumentów?

Proces niszczenia dokumentów rozpoczyna się od przyjęcia zgłoszenia dotyczącego chęci skorzystania z takiej usługi jak utylizacja dokumentacji. Można to zrobić poprzez wypełnienie formularza na naszej stronie WasteMaster.pl. Konsultanci zbadają przypadek indywidualnie, a następnie przygotują personalną wycenę odbioru i zniszczenia dokumentów poprzez specjalistyczną firmę zajmującą się utylizacją dokumentów. Usługa wyceny jest darmowa i to klient decyduje, czy skorzysta z naszej propozycji. Jeżeli jednak już zgodzi się na zaproponowaną firmę zajmującą się profesjonalnym niszczeniem dokumentów, wtedy prowadzimy przez kolejne kroki, zapewniając bezpieczny odbiór dokumentów do zniszczenia lub ich utylizację w placówce należącej do klienta.

Sposoby niszczenia poufnych dokumentów

Utylizacja dokumentacji według RODO może przeprowadzona przez profesjonalną niszczarkę, która pozwala na utylizację dokumentacji z P-3 poziomem bezpieczeństwa, jeżeli przedsiębiorstwo czy instytucja chce zająć się utylizacją dokumentów na własną rękę. Takie rozwiązanie jest jednakże drogie i czasochłonne. Nie każdą firmę stać na specjalistyczne niszczarki do papieru czy nie dysponuje ona pomieszczeniami do umieszczenia urządzenia. W takim przypadku dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi niszczenia dokumentacji poprzez firmę zajmującą się utylizacją dokumentów. Wybranie profesjonalnej firmy zajmującej się utylizacją dokumentów jest ważne ze względu na to, że otrzymujemy w ten sposób gwarancję bezpiecznego zniszczenia dokumentów.

Jak przebiega utylizacja dokumentów biurowych?

Firmy niszczące dokumenty zazwyczaj odbierają niepotrzebną dokumentację od klienta, używając do tego specjalistycznych pojemników zaopatrzonych w plomby lub zamknięcie na klucz. Takie zabezpieczenie poufnych dokumentów zapobiega potencjalnej ingerencji w oddawany materiał. Powinien również zostać sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy. Możliwe jest także niszczenie dokumentów w firmie klienta i przy jego nadzorze. Proces może być także nagrywany. Firmy zajmujące się utylizacją dokumentów oferują klientowi certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentacji i późniejsze wywiezienie odpadu jako anonimową makulaturę do zakładu papierniczego zgodnie z obowiązującym prawem i procedurami.

Jak mogę zamówić usługę niszczenia dokumentów w WasteMaster?

Zamówienie usługi utylizacji dokumentacji jest bardzo łatwe – istnieją na to trzy sposoby. Możesz skontaktować się z nami telefonicznie, przekazując nam informacje na temat odpadu do odebrania. W takim przypadku nasz konsultant doda ogłoszenie oraz pomoże w znalezieniu odpowiedniej firmy zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Możesz także skorzystać z serwisu mamodpad.wastemaster.pl lub naszej aplikacji WasteMaster, która bezproblemowo przeprowadzi Cię przez proces zamówienia usługi niszczenia dokumentów. Złożenie zapytania nie jest obligatoryjne z przyjęciem oferty. To Ty decydujesz, czy skorzystasz z naszych usług i firmy zajmującej się utylizacją dokumentów biurowych, którą Ci zaproponowaliśmy.

Dlaczego należy przeprowadzać profesjonalną utylizację dokumentacji?

Dane wrażliwe, które zawierają niepotrzebne już dokumenty, powinny zostać poddane utylizacji dokumentacji. Wyciek danych poufnych mógłby doprowadzić do zagrożenia działalności, a nawet wyciągnięcia konsekwencji prawnych. Stąd utylizację dokumentów najlepiej powierzyć profesjonalistom. Utylizacja dokumentów biurowych wraz z poufnymi danami powinna zostać zlecona zgodnie z zasadami obowiązującego prawa, a dokładnie art. 2 pkt. 4 RODO mówiącym o “operacji lub zestawie operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany”. Przepis ten wyjaśnia przeprowadzenie utylizacji dokumentacji, która powinna zostać wykonana z podjęciem szczególnych środków bezpieczeństwa. W wielu przypadkach instytucje niszczą dokumenty za pośrednictwem prostych niszczarek do papieru – w takim przypadku większość danych można odczytać. Konsekwencją takiego niepoprawnego niszczenia dokumentów mogłyby być przestępstwa czy nałożenie sankcji na firmy, które nieprawidłowo wywiązały się z utylizacji dokumentów. W takim przypadku zostałyby naruszone artykuły RODO dotyczące ochrony danych osobowych.

Jakie dokumenty muszą zostać zniszczone po upływie terminu ich przydatności?

Zgodnie z rozporządzeniem RODO, po upływie pewnego czasu określonego odgórnie, w zależności od danego dokumentu, zakazane jest przetrzymywanie dokumentów i należy je niezwłocznie zniszczyć. Po okresie przydatności należy zutylizować między innymi oferty i dokumentację kontraktową, wyciągi i zapisy księgowe, a nawet faktury i paragony. Do utylizacji przeznaczone po określonym czasie są także spersonalizowane dokumenty reklamowe, dokumenty podatkowe i księgowe oraz podpisane dokumenty.