Niszczenie dokumentów – miejsce i przebieg bezpiecznej utylizacji zgodnej z normami

Nie wiesz co zrobić z dokumentacją firmy, która była zbierana od lat? Dokumenty firmowe, księgowe czy kadrowe, należy niszczyć zgodnie ze ścisłymi zasadami bezpieczeństwa. Standardowe niszczarki nie poradzą sobie z utylizacją dokumentacji zgodną z RODO. Co więc należy robić z dokumentacją, która straciła swoją ważność?

Niszczenie dokumentów – co trzeba robić z niepotrzebną dokumentacją?

Instytucje oraz firmy przez lata działalności wytwarzają dużą ilość makulatury. Należą do niej poufne dokumenty, które zawierają wrażliwe i poufne dane – między innymi dokumenty księgowe i pracownicze oraz dokumenty powstałe po rekrutacjach. Magazynowanie dokumentów jest obowiązkowe dla firm przez określony czas, a po tym należy skierować je do profesjonalnej utylizacji. Faktury i rachunki powinno się magazynować przez okres 5 lat, dane osobowe pracownika mogą być archiwizowane nawet 50 lat, jednakże usługa niszczenia dokumentacji w firmach i instytucjach potrzebna jest częściej.

Policję oraz sądy obowiązuje również niszczenie akt sądowych. Okres przechowywania akt zależy od rodzaju przestępstwa/wykroczenia i może wynosić od 3 do 50 lat. O sprawie przechowywania akt spraw sądowych i ich przekazywania do archiwów państwowych lub zniszczenia mówi rozporządzenie ministra sprawiedliwości. Zarządzenie o przekazaniu akt do właściwego archiwum lub do zniszczenia wydaje prezes sądu. Należy wtedy przeprowadzić przetarg na niszczenie dokumentów sądowych i wybrać stosowną do tego firmę zajmującą się profesjonalną utylizacją dokumentów zgodną z RODO (Rozporządzenie Ochrony Danych Osobowych) i rozporządzeniem ministra oraz ustawą.

Jeżeli firma lub instytucja nie zastosuje się do postanowień w rozporządzeniu, nałożona zostanie kara za niezniszczenie dokumentów po określonym czasie. Może ona liczyć nawet od 2% do 4% całkowitych rocznych przychodów działalności lub do 10 milionów euro, stąd też właściwa jest utylizacja dokumentów archiwalnych po określonym czasie, aby uniknąć kary czy konsekwencji prawnych. Dlatego warto znaleźć dobre przedsiębiorstwo, gdzie można utylizować dokumenty firmowe lub instytucyjne w sposób bezpieczny i zgodny z odgórnie wystosowanymi procedurami.

Gdzie można utylizować dokumenty?

Standardowo wiele osób praktykuje niszczenie dokumentów domowymi sposobami, na przykład niszczy je ręcznie, za pomocą niszczarki czy dodawaniem ich do kompostownika. Jednak inaczej wygląda utylizacja dokumentów firmowych z poufnymi danymi czy wielostronicowych akt, które powinny zostać zniszczone przez profesjonalną niszczarkę w firmie zajmującej się tym na co dzień. Odnalezienie firmy niszczącej dokumenty wydaje Ci się trudne? Z pomocą WasteMaster nie będziesz już martwił się, czy odpowiednio przekazujesz dokumenty do utylizacji, gdyż przeprowadzimy Cię i Twoją firmę przez wszystkie kroki.

Do prawidłowej utylizacji dokumentów należy się przygotować. Kierownik placówki czy osoba zarządzająca dokumentacją powinna wybrać dokumenty do zniszczenia i przygotować pisemny protokół zniszczenia, jak również wyznaczyć osobę odpowiedzialną za nadzór utylizacji. Wybór odpowiedniej firmy zostaw nam. Wybierzemy najkorzystniejszą ofertę przedsiębiorstwa, która działa profesjonalnie wraz z normami bezpieczeństwa, posiada specjalistyczny sprzęt i poświadczy certyfikatem przeprowadzenie procesu zniszczenia dokumentów.

Jak przebiega niszczenie dokumentacji?

Niszczenie akt sądowych i utylizacja dokumentów księgowych powinno przebiegać zgodnie z RODO oraz rozporządzeniem ministra sprawiedliwości. Warto również wiedzieć jak samodzielnie utylizować dokumenty. Niszczenie dokumentów firm, zarówno finansowych jak i kadrowych powinno zostawać przeprowadzone przez profesjonalną niszczarkę działającą zgodnie z P-3 poziomem bezpieczeństwa. Wtedy przedsiębiorstwo czy instytucja może zająć się utylizacją dokumentów archiwalnych (m.in. księgowych i socjalnych) na własną rękę, jednak proces ten jest czasochłonny i kosztowny. Kupno niszczarki i jej utrzymanie nie należy do tanich. Dlatego warto skierować sprawę do profesjonalnej firmy zajmującej się utylizacją dokumentów. Otrzymujemy wtedy gwarancję bezpiecznego zniszczenia dokumentów.

Dokumenty powinny zostać odebrane w specjalistycznych pojemnikach, które zaopatrzone są w plomby lub zamknięcie na klucz. Tak zabezpieczona dokumentacja jest chroniona przed osobami trzecimi. W tym przypadku powinien zostać sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy. Utylizacja dokumentów jest możliwa w firmie się tym zajmującej lub też bezpośrednio u klienta przy jego nadzorze. Proces niszczenia dokumentów może być monitorowany oraz nagrywany. Po przeprowadzeniu procedury klient otrzymuje certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentacji w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.

Zastanawiasz się, ile kosztuje niszczenie dokumentów? To zależy od konkretnego przypadku klienta – firmy czy instytucji, a także ilości dokumentacji do utylizacji. Wycena odbywa się indywidualnie i ma na to wpływ, czy zleceniodawca potrzebuje usług dodatkowych, takich jak na przykład nagrania wideo z przeprowadzenia procesu.