Okresy przechowywania dokumentów – zasady i terminy

Jesteś przedsiębiorcą? Prowadzisz firmę budowlaną? Warsztat? A może restaurację? Obojętne, jaki typ przedsiębiorstwa prowadzisz, musisz prowadzić dokumentację swojej działalności. Jest to element nierozerwalnie sprzężony z prowadzeniem firmy. Jaką dokumentację konkretnie musisz prowadzić? Chcesz wiedzieć, jak długi jest okres przechowywania dokumentów? Ile  trzeba je przechowywać w archiwum? Jeśli odpowiedź brzmi tak, to zachęcamy do lektury!

Dokumenty wewnętrzne w firmie

Zanim przejdziemy do kwestii okresów przechowywania dokumentów, warto się zastanowić, jakie formalności musimy wypełniać w ogóle. Niestety prowadzenie dokumentacji w ramach działalności gospodarczej jest często dość karkołomnym zadaniem – w końcu, kto lubi wypełniać urzędowe druczki? Jednak musimy się trzymać zasady gromadzenia dokumentacji związanej z naszym przedsiębiorstwem, gdyż jest to wymóg prawny.

Jakie dokumenty są wymagane, jeśli chcemy prowadzić firmę? Oto niektóre z nich:

• rejestracja przedsiębiorstwa –  dokumenty związane z rejestracją przedsiębiorstwa, takie jak umowa spółki, statut, zgłoszenie do rejestrów handlowych, potwierdzenie nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru REGON (jeśli dotyczy) oraz inne dokumenty związane z formalnościami rejestracyjnymi,
• dokumentacja finansowa – dokumentacja finansowa, obejmująca księgi rachunkowe, takie jak dziennik główny, księga główna, księga przychodów i rozchodów, bilans, rachunek zysków i strat oraz inne raporty finansowe,
• dokumenty podatkowe – dokumenty związane z podatkami, takie jak zeznania podatkowe, rozliczenia podatku dochodowego, dokumenty VAT, deklaracje ZUS, raporty roczne i inne dokumenty podatkowe,
• dokumentacja pracownicza – jeśli zatrudniasz pracowników, musisz prowadzić dokumentację związana z zatrudnieniem, taką jak umowy o pracę, umowy o dzieło lub umowy zlecenia, listy płac, raporty czasu pracy, świadectwa pracy, dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi, a także inne dokumenty związane z zatrudnieniem,
• umowy handlowe – umowy z klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi lub innymi podmiotami związane z działalnością gospodarczą powinny być zachowane, takie jak umowy sprzedaży, umowy najmu, umowy leasingowe, umowy o współpracy, umowy licencyjne itp.,
• dokumentacja dotycząca bezpieczeństwa i ochrony środowiska – jeśli Twoja działalność podlega przepisom dotyczącym bezpieczeństwa pracy i ochrony środowiska, będziesz musiał prowadzić dokumentację związana z tymi kwestiami, taką jak instrukcje BHP, protokoły z przeglądów i kontroli, zezwolenia na emisję lub odprowadzanie substancji do środowiska, itp.

Właśnie taką dokumentację, składającą się z powyższych elementów, musimy prowadzić. Jednak nie wszystkie z wyżej wymienionych elementów musimy trzymać w naszych archiwach zewnętrznych, czy wewnętrznych przez całą wieczność. Każde z powyższych – jak np. dokumentacja pracownicza – jest wymagana do składowania w firmie przez konkretną ilość czasu. Zatem przez ile lat musimy przechowywać dokumentację księgową? Czytaj dalej!

Okres przechowywania dokumentów w archiwum – ile lat?

Jednak jakie dokumenty musimy przechowywać w archiwach? Najważniejsze z nich to:

• deklaracje różnego rodzaju,
• ewidencje dotyczące sprzedaży produktów i usług,
• faktury,
• księga przychodów i rozchodów,
• dokumenty podatkowe, m.in. dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty,
• dowody księgowe, które potwierdzają wszelkiego rodzaju wydatki związane z prowadzeniem działalności,
• spis dokumentów inwentaryzacyjnych,
• dokumenty kadrowo-płacowe m.in. akta osobowe, dokumentacja płac,
• umowy z pracownikami m.in. lista płac, karty wynagrodzeń, umowy cywilnoprawne.

Ile lat przechowujemy dokumenty tego rodzaju? Jeśli chodzi o umowy pracownicze, akta pracownika, listy płac, karty wynagrodzeń etc. – okres przechowywania takich dokumentów to 10 lat. Dekadę liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik rozwiązał z nami umowę. Jeśli jednak mamy w naszej dokumentacji osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 roku – czas przechowywania to 50 lat.

Jeśli mówimy o przechowywaniu dokumentów księgowych, czyli m.in. księgę przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe, ewidencje i rejestry podatkowe, faktury zakupowe i sprzedażowe, a także roczne sprawozdania finansowe – ich okres archiwizowania to 5 lat. Dokumenty rozliczeniowe powiązane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, to również 5 lat przechowywania w archiwach.

Jednak w części przypadków, okres przechowywania dokumentacji ulega zmianie. Dzieje się to w momentach, kiedy orzeknie tak sąd administracyjny – na podstawie wystosowanego wcześniej wniosku. Wówczas okres przechowywania dokumentów w archiwum jest skrócony do lat 3. Jest to najczęściej pokłosie upadłości działalności gospodarczej przedsiębiorcy.

Posiadasz sporo dokumentów, których już nie trzeba składować? Zapełnione archiwum to nic dobrego – w końcu przecież skończy się w nim miejsce! W związku z obowiązującym nas RODO nie możemy po prostu wyrzucić papierowych dokumentów do odpadów komunalnych – wówczas narażamy, chociażby naszych pracowników na rozprzestrzenienie ich danych osobowych – nie mówiąc już o wrażliwych danych na temat naszej firmy.

Dlatego musimy skorzystać z podmiotów, które zajmują się niszczeniem właśnie takich dokumentów – z zachowaniem wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących bezpieczeństwa oraz prywatności. Wejdź na stronę WasteMaster i dowiedz się więcej o niszczeniu dokumentów – a także, ile za taką usługę trzeba będzie zapłacić, co dokładnie podlega specjalistycznej utylizacji oraz gdzie znaleźć firmę, która się zajmie utylizacją naszego archiwum. Nie czekaj – zgłoś się do nas już dziś!