Niszczenie danych z nośników – dlaczego trzeba robić to profesjonalnie?

Firmy oraz instytucje wytwarzają dużą ilość dokumentów, nie tylko papierowych, ale też elektronicznych. W aktualnych czasach możliwe jest przeniesienie mechanizmów obiegu dokumentów do postaci elektronicznej. Jednak tradycyjny system i standardowe dokumenty papierowe istnieją w użytku na równi. Ich niszczenie jest definiowane przez RODO. Regulacja ta ustawia również jak przetwarzać dane osobowe oraz jak powinny zostać zniszczone nośniki danych i powinno przebiegać niszczenie danych osobowych. Profesjonalne usuwanie danych z nośników jest z biegiem czasu coraz bardziej ważne ze względu na to, iż duża część zarządzania firmami i instytucjami stała się elektroniczna. Dlaczego specjalistyczne niszczenie danych jest tak ważne i co nam zagraża, jeżeli usuwanie danych z komputera lub innego nośnika zostanie przeprowadzone niepoprawnie?

Przechowywanie danych i ich niszczenie

Poufne dane mogą być przechowywane m.in. na dyskach lub pendrive’ach, co pozwala na stworzenie archiwum danych bez tworzenia stacjonarnych dokumentacji. Większość informacji dotyczących przetwarzania, przechowywania i niszczenia danych z komputera i innych nośników zawiera RODO, ale także “Ustawa o ochronie informacji niejawnych” z 2010 r. oraz “Ustawa o rachunkowości” z 1994 roku. Dane po określonym czasie powinny zostać usunięte, gdyż kończy się czas ich przetwarzania. Niewłaściwe usunięcie danych z komputera czy innej dokumentacji może wiązać się z konsekwencjami finansowymi, dlatego upewnij się, że proces został przeprowadzony poprawnie i w razie potrzeby zatrudnij firmę specjalizującą się w obsłudze nośników danych.

Niszczenie danych według norm prawnych

Profesjonalne całkowite usunięcie danych jest ważne, aby nie zostały wykorzystane do niepożądanych celów przez osoby trzecie. Samodzielne usunięcie danych w wielu przypadkach jest niewystarczające, gdyż dane mogą zostać odzyskane przez profesjonalistów za pomocą specjalistycznych narzędzi. Bezpieczne usuwanie danych według RODO powinno odbywać się w sposób nieodwracalny. Zalecamy wynajęcie firmy specjalizującej się w obsłudze nośników danych. Ręczne usuwanie dokumentów z dysku nie daje wystarczającego potwierdzenia, czy zawarte w nich dane nie zostaną odczytane i przetworzone w przyszłości. Każdy dokument pozostawia ślad na dysku, nawet jeśli zostanie przeniesiony do kosza na pulpicie. Najskuteczniejszą metodą zniszczenia danych lub programów komputerowych na nośniku jest mechaniczna lub logiczna utylizacja nośnika danych.

Procedura zniszczenia i metody bezpiecznego niszczenia danych

Najbezpieczniejszym sposobem na zniszczenie danych z komputera czy innego nośnika jest zatrudnienie wyspecjalizowanej firmy do usunięcia danych. Usuwanie dokumentów i danych poprzez nadpisywanie danych nie jest w 100% skuteczne. Informatycy mogą nawet pobrać dane po pewnym czasie i je przeczytać. Nie należy również stosować amatorskich fizycznych metod niszczenia danych, gdyż to rozwiązanie nie gwarantuje bezpiecznego usunięcia danych. Warto skorzystać z profesjonalnej usługi. Proces niszczenia danych jest podobny do przetwarzania dokumentów. Nośniki danych gromadzone są przez firmę w specjalnie zabezpieczonych pojemnikach i transportowane do niszczarni. W tym momencie sam proces odbywa się przy użyciu jednej z metod – bez uszkodzeń lub z uszkodzeniem nośnika danych. Po wykonanym procesie otrzymujemy certyfikat potwierdzający bezpieczne zniszczenie danych, które zostało przeprowadzone zgodnie z procedurami. Ceny za zniszczenie danych, jak i całych nośników, ustalane są indywidualnie, w zależności od wybranego sposobu utylizacji, a także ilości niszczonych nośników danych.